[Tư vấn] Hướng dẫn chọn mua máy in văn phòng tốt nhất

Lựa chọn máy in cho văn phòng như thế nào là phù hợp? Đâu là dòng máy in tốt nhất cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ? Hãy để chúng tôi giúp bạn lựa chọn được cho mình một thiết bị tốt nhất và phù hợp nhất qua bài viết dưới đây

Với quy trình in tiếp tục được cải thiện nhờ công nghệ và công cụ hiện đại, ngành in ấn đã bắt kịp được nhịp chạy của các văn phòng hiện đại ngày nay. Xem xét nhu cầu in ấn và thiết bị in ấn một cách cẩn thận để phù hợp với quy trình cốt lõi, tạo ra nhiều cơ hội và giải pháp thú vị cho doanh nghiệp. Toàn Nhân đã tập hợp hướng dẫn này về các cân nhắc chính để giải quyết vấn đề mua máy in cho doanh nghiệp.

Khi mua máy in văn phòng, điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn. Nếu doanh nghiệp bạn đang phát triển, việc mua máy in một khay (single tray printer) hoặc máy in đa năng có thể chưa rõ ràng lắm cho yêu cầu dài hạn. Hãy đọc qua những tính năng và yếu tố chính để xem xét cho máy in văn phòng của bạn, dựa trên quy mô doanh nghiệp.

Máy in văn phòng

Những yếu tố cần lưu ý khi chọn mua máy in cho doanh nghiệp

 

Máy in laser hay máy in phun 

Máy in laser

Hộp mực và máy in laser nói chung hoạt động nhanh hơn máy in phun. Trong khi máy in laser tập trung vào khối lượng in, máy in phun tập trung vào chất lượng in. Nếu văn phòng bạn đòi hỏi khối lượng in ấn đơn sắc lớn, hãy chọn máy in laser hiệu suất cao. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng máy in laser chiếm khá nhiều diện tích và hộp mực có thể sẽ tốn kém. Tuy nhiên, Toàn Nhân đều có các giải pháp để làm giảm áp lực chi phí cho bạn.

Nếu bạn có nhu cầu lựa chọn dòng máy in laser thì thương hiệu máy in HP là một trong những lựa chọn tuyệt vời nhất dành cho bạn. Với tốc độ in nhanh, chất lượng bản in tốt HP luôn được nhiều doanh nghiệp yêu thích và tin dùng.

Máy in phun

Máy in phun nhỏ gọn cho các văn phòng muốn tiết kiệm không gian và là một trong những lựa chọn máy in có giá cả phải chăng nhất trên thị trường. Các máy in phun đa năng thường chậm hơn nhưng chất lượng đầu ra rất tốt, phù hợp cho in ảnh, áp phích và đồ hoạ. Do đó, máy in phun là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp thiên về thiết kế, cần sản xuất màu.

cách chọn máy in văn phòng

Máy in đơn năng hay đa chức năng

Máy in đa chức năng (MFP) hoặc đa năng, bao gồm in, copy, scan và fax. Đối với văn phòng vừa và nhỏ, máy in MFP là một cứu cánh. Chúng không chỉ giúp bạn tiết kiệm không gian văn phòng mà còn thân thiện với ngân sách vì chúng sẽ rẻ hơn là mua các thiết bị riêng lẻ.

Tuy nhiên, nếu văn phòng của bạn lớn hơn, việc ép một máy duy nhất phải xử lý các yêu cầu in, sao chép, quét và fax của mọi người có thể làm chậm tiến độ của cả công ty. Hãy tưởng tượng bạn chờ dài cổ một người quét một tài liệu 100 trang?!? Cho nên đối với các doanh nghiệp lớn, bạn nên mua các thiết bị chuyên dụng.

Tốc độ và chất lượng bản in

Tùy vào quy mô văn phòng, bạn cần lựa chọn cho mình một thiết bị máy in phù hợp. Với những văn phòng nhỏ không cần lựa chọn một thiết bị máy in có tốc độ quá nhanh vì chúng thường có giá cao và gây tốn kém cho doanh nghiệp. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, một thiết bị máy in có tốc độ in chậm sẽ làm công việc bị đình trệ, mọi người phải chờ đợi gây tốn nhiêu thời gian, do đó hãy xác định khối lượng công việc in ấn của mình để lựa chọn một thiết bị máy in phù hợp nhất.

Ở chất lượng bản in, tuy rằng văn phòng hay các doanh nghiệp không đòi hỏi các bản in có chất lượng quá cao, tuy vậy cũng cần đáp ứng tốt những yếu tố như: bản in rõ nét, đều mực và không bị nhòe….

máy in văn phòng phù hợp

Khả năng xử lý giấy

Để tránh kẹt với máy in quá nhiều hay quá ít, bạn phải tìm ra các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn. Do đó, điều quan trọng là phải xem xét số lượng đầu ra bạn cần. Sẽ là vài tờ một ngày, được chia sẻ giữa vài người dùng? Hay là hàng trăm tờ được dùng chung bởi cả công ty? Đối với các văn phòng có khối lượng in lớn hoặc nhiều phương tiện, việc mua máy in có hai khay giấy trở lên là điều bắt buộc. Trước khi mua máy in, theo dõi việc sử dụng giấy của bạn trong một vài ngày. Sau đó là lúc tìm máy in có khay đầu vào tiêu chuẩn, có khả năng đáp ứng khối lượng lớn.

Lựa chọn máy in bảo mật thông tin doanh nghiệp

Hầu hết các văn phòng là nơi chứa các dữ liệu nhạy cảm và thông tin công ty. Do đó, không thể không cân nhắc vấn đề bảo mật khi mua máy in. Khi việc sử dụng thiết bị di động ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp bắt đầu lo ngại về tính bảo mật của hệ thống công nghệ của họ. Kết nối máy in văn phòng qua mạng hoặc thiết bị không dây được coi là vùng đất màu mỡ cho những hacker xâm nhập hệ thống máy tính kinh doanh.

các dòng máy in văn phòng phù hợp

May mắn thay, nhiều nhà sản xuất máy in đã làm giảm những lo ngại này thông các chương trình và hệ thống xác thực, đơn giản cho sử dụng văn phòng.

Khả năng kết nối đa dạng

Kết nối thông qua Wifi

Máy in không dây sử dụng Wi-Fi để kết nối các thiết bị vài nhiều người dùng trên cùng một máy in mà không cần dây cáp. Vì tài liệu được chuyển qua mạng không dây, bắt buộc phải đảm bảo rằng các kết nối Wi-Fi bên trong được bảo vệ bằng phần mềm mã hoá. Nhiều máy in không dây cũng sẽ lưu trữ dữ liệu sau khi in ấn. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp thường thiết lập máy in xoá tất cả dữ liệu in hoặc mã hoá dữ liệu được lưu trữ để tăng cường bảo vệ.

NFC (giao tiếp trường gần):

Phần mềm NFC cho phép giao tiếp hai chiều không dây giữa hai thiết bị gần nhau. Khi được ghép nối với thiết bị in, điều này cho phép bạn in trực tiếp từ thiết bị di động của mình đến máy in mà không cần mạng trung gian. Các nhà sản xuất in ấn đầu ngành như HP đã cho ra mắt phần mềm xác thực trong tính năng NFC của họ. Điều cho phép một quy trình đăng nhập được đơn giản hoá để bảo vệ cả dữ liệu máy in và công ty của bạn.

Điện năng tiêu thụ

Thật dễ dàng để quên đi lượng điện tiêu thụ khi dùng máy in cho tới khi cái hoá đơn phiền phức xuất hiện vào cuối mỗi tháng. Ngày nay, nhiều máy đã có các tính năng tiết kiệm điện cho bạn. giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí in ấn trong quá trình sử dụng nhờ vào khả năng làm nóng và trang in đầu tiên nhanh. Về lâu về dài sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn cho bạn.

Đánh giá máy in HP M130FW

Bào vệ môi trường

In ấn sáng tạo cung cấp cho doanh nghiệp của bạn chất lượng in tốt hơn, bền vững hơn và chi phí hiệu quả hơn cho văn phòng hiện đại. Nhiều máy in hiện cung cấp tính năng Auto-on/Auto-off. Tính năng này giảm mức tiêu thụ điện khi máy in không hoạt động. HP đã khám phá những tác động của việc để máy in chạy và đưa ra những khuyến nghị này.

Chi phí mực in phù hợp

Chi phí mực in là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn một thiết bị máy in cho doanh nghiệp. Một thiết bị có giá thành rẻ những giá mực đắt sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với một thiết bị máy in giá cao nhưng mực in rẻ. Do đó bạn cần lưu ý lựa chọn cho mình một sản phẩm có mức giá mực in phù hợp.

Đồng thời, với những văn phòng không yêu cầu các văn bản có chất lượng quá cao, bạn cũng có thể tìm những dòng máy in có mực in tương thích giá rẻ chất lượng tốt để mua.

Khả năng in 2 mặt là rất cần thiết

một nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy in mỗi năm. In hai mặt là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để nhân viên giảm mức sử dụng giấy và tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp. Nhiều máy in hiện đại có hỗ trợ in hai mặt. Tình năng này gần như có thể giảm được một nửa chi phí cho giấy in của bạn, đồng thời giảm tác động đến môi trường.

Để tìm hiều xem máy in của bạn có hỗ trợ in hai mặt hay không, tham khảo hướng dẫn sử dụng máy in của bạn hoặc tìm trong menu, tìm phần hai mặt (two-sided) (Duplex Printing) trong hộp thoại Printer Properties trên máy tính của bạn.

Việc chọn máy in của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với Toàn Nhân khi chúng tôi có thể đem đến cho bạn những giải pháp ưu việt nhằm tối ưu hoá hiệu quả hoạt động và giảm tối đa chi phí hoạt động để tiết kiệm lâu dài cho doanh nghiệp.

Những thiết bị máy in tốt nhất cho văn phòng của bạn

Máy in Brother HL-L2300D : Máy in giá rẻ

Máy in này có thể đạt được tốc độ in 27 trang/phút cùng công suất 10.000 trang mỗi tháng. Nó thật sự là máy in giá rẻ với mức giá chỉ khoảng trên dưới 2 triệu đồng.

máy in văn phòng Brother HL L2300D

Hộp mực chính hãng của Brother dành cho máy in này là TN630 và TN660 có thể in 1200 trang. Với khối lượng in nhiều thì chúng tôi khuyên dùng loại cao cấp hơn có thể in được 2600 trang. Đặc biệt, cụm drum tách biệt với hộp mực nên bạn không phải lo đến chuyện phải thay drum khi thay hộp mực và bạn có thể dùng được tận 3 – 4 hộp mực cho một cụm drum.

Công suất in hàng tháng10.000 trang
 Tốc độ in 27 trang/phút
 Kết nối Cổng USB 2.0
 Khổ giấy Letter, Legal, tuỳ chỉnh
 Bảo hành 1 năm theo chính sách của Brother
 Hộp mực Brother TN660 High Yield Black Toner
 Số lượng trang in 2600 trang
 Cụm drum Brother DR630 Drum Unit
 Số lượng trang in 12.000 trang

Máy in Canon Laser imageCLASS LBP6030w: tiết kiệm chi phí

Đây là chiếc máy in đơn năng nhỏ gọn, năng động và nhanh. Với mức giá chỉ từ 2,3 triệu đồng, đây thực sự lựa chọn hợp hầu bao của bạn. Với tốc độ in vừa phải, chất lượng bản in sắc nét cùng chi phí in ấn và diện năng tiêu thụ thấp, Canon LBP 6030W là một trong những sự lựa chọn hoàn hảo dành cho các văn phòng, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

CANON imageCLASS LBP6030w

Khi hộp mực demo hết, bạn có thể sử dụng hộp mực tương thích Greentec với mức giá chỉ 859.000VNĐ.

Công suất in hàng tháng5.000 trang
Tốc độ in19 trang/phút
Kết nốiWi-Fi, USB tốc độ cao
Khổ giấyLetter, Legel, tuỳ chỉnh
Bảo hành12 tháng theo chính sách của Canon
Hộp mựcCanon 125 Black Toner (3484B001AA)
Số trang in1.600 trang

Máy in HP LASERJET PRO M404dn: tốc độ in vượt trội

Đây là một trong những máy in laser đời mới nhất của HP và được đánh giá cao (4.3/5 sao) nhờ vào độ tin cậy cao cùng khả năng in ấn ưu việt. Nó có thể đạt được công suất 80.000 trang/tháng, rất hợp cho văn phòng bận rộn. Hiện giá của dòng máy in này tương đối mềm và khá phù hợp để lựa chọn cho văn phòng.

HP LASERJET PRO M404dn

Có 2 loại hộp mực cho máy in HP M404dn là loại tiêu chiều 58A có thể in 3000 trang và 58X có thể in được đến 10.000 trang. Điều này có thể giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được chi phí mực in trong quá trình sử dụng.

Công suất in hàng tháng80.000 trang
Tốc độ inLên đến 40 trang/phút
Kết nốiEthernet, cổng USB 2.0
Khổ giấyLetter, Legel, tuỳ chỉnh
Bảo hành1 năm theo chính sách của HP
Hộp mựcHP 58X công suất cao (CF258X)
Số trang in10.000 trang

Máy in CANON imageCLASS MF236n: Tất cả trong một

Đây là chiếc máy in All-in-One tuyệt vời mà bạn đáng để cân nhắc. Không chỉ in nhanh và in với độ chính xác cao, chiếc máy in này còn có khả năng in ấn vô biên khi có thể kết nối qua ứng dụng in của Canon. Được đánh giá là một trong những dòng sản phẩm có thiết kế đẹp mắt và chất lượng in ấn cũng như tốc độ in tuyệt vời nhất của các dòng sản phẩm của thương hiệu máy in Canon.

Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn thiết bi này cho văn phòng nhỏ của mình, hoặc nếu văn phòng bạn lớn hơn cần một thiết bị máy in mạnh mẽ hơn thì cũng có thể lựa chọn các dòng nâng cấp của Canon MF236N như 247DW, 249DW hoặc mới hơn là các dòng 264DW, 269DW. Chúng đều có thiết kế và các chức năng khá tương đồng nhưng có tốc độ in và những tính năng vượt trội hơn tùy theo nhu cầu và ngân sách bạn và doanh nghiệp

Công suất in hàng tháng8000 trang
Tốc độ in24 trang/phút
Kết nốiEthernet, cổng USB 2.0
Khổ giấyLetter, Legel, tuỳ chỉnh
Bảo hành1 năm theo chính sách của Canon
Hộp mựcCanon 137 Black Toner (9435B001AA)
Số trang in2400 trang

Máy in HP LASERJET ENTERPRISE M553dn: công suất vượt trội

Nó được thiết kế dành cho các doanh nghiệp bận rộn với nhu cầu in ấn cao. Những tính năng của máy rất phù hợp cho công việc marketing và in ấn ảnh. Hiện chiếc máy này đang được bán với giá khoảng trên 10 triệu đồng.

Máy có tốc độ in nhanh lên tới 40 trang, bản in sắc nét cùng công suất in hàng tháng vượt trội khiến M553DN trở thành một trong những dòng máy in phù hợp nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn có khối lượng công việc in ấn cao.

HP LASERJET ENTERPRISE M553dn

Máy in HP LaserJet Enterprise M553dn có 4 hộp mực riêng biệt gồm Đen, Vàng, Cyan, Magenta. Chúng đều có 2 loại là hộp mực tiêu chuẩn và hộp mực công suất lớn nhưng chúng tôi khuyên bạn nên dùng hộp mực công suất lớn với số lượng trang in gần gấp đôi so với loại tiêu chuẩn.

Công suất in hàng tháng80.000 trang
Tốc độ inLên đến 40 trang/phút
Kết nốiEthernet, cổng USB 2.0
Khổ giấyLetter, Legel, tuỳ chỉnh
Bảo hành1 năm theo chính sách của HP
Hộp mựcHP 508X High Yield Toner Black (CF360X)
Số trang in12.500 trang
Hộp mực màuHP 508X High Yield Toner Cyan (CF361X) / Magenta (CF362X) / Yellow (CF363X)

XEROX VersaLink C400: Bản in sắc nét cho văn phòng

Chiếc máy in laser màu này có thể cho ra bản in chất lượng cao với độ sắc nét tuyệt vời. Tốc độ in 40 trang/phút giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian in ấn của mình. Hiện máy đang được bán với mức giá khoảng 8,2 triệu đồng.

Xerox VersaLink C400

Nếu bạn không phải là Fan của các thương hiệu như Canon, Hp… thì bạn có thể lựa chọn dòng máy in này của Xerox, chất lượng rất tốt cùng tốc độ in vượt trội khiến C400 được yêu thích và lựa chọn ở rất nhiều văn phòng trên khắp thế giới

Công suất in hàng tháng80.000 trang
Tốc độ inLên đến 40 trang/phút
Kết nốiEthernet, cổng USB 2.0
Khổ giấyLetter, Legel, tuỳ chỉnh
Bảo hành1 năm theo chính sách của Xerox
Hộp mựcXerox 106R03524 Extra High Yield Black Toner
Số trang in10,500 Pages (Black) / 8,000 Pages (Color)

Luôn tìm hiểu kĩ sản phẩm của mình trước khi mua. Ngoài ra, bạn nên tham khảo ý kiến của những người đã và đang sử dụng máy in mà mình sắp mua để có quyết định đúng đắn. Bạn càng hiểu rõ máy in của mình, bạn càng có được sản phẩm phù hợp nhất cho mình. Chúng tôi khuyên bạn nên liệt kê ra các nhu cầu của mình và doanh nghiệp trước khi tìm mua máy in.

Toàn Nhân hiện đang phân phối các máy in của các thương hiệu nổi tiếng như Canon, HP, Xerox, Oki, Epson và Brother. Cám ơn quý khách hàng đã đồng hành cùng Toàn Nhân trong suốt 10 năm qua và chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những dịch vụ tốt nhất và giải pháp tối ưu nhất.


Go to Top